一般情况下，智能档案柜的每个文档都是单独存放的，无论是调用还是检索数据，都不会牵涉到其它文件归档，而且该档案柜检索方法也非常简单，用户只要在档案柜面板上的“检索条件”一栏中输入一个数据，或是一个文件标题，就可以搜索到所需的文档。
使用智能档案柜来管理文档，需要满足几个条件：支持档案柜文件系统的目录结构必须符合逻辑，而且易于跟踪，可提供有效的文档检索功能。另外，需要提醒用户的是，在智能档案柜可以存放数量过多的文档。
当然，用户也可以选用智能档案柜的数据库管理系统(简称DBMS)来处理半自动的文件归档，尽管没多大必要。DBMS比较适合于用来管理动态文档，比如说包含了许多元数据的文档。DBMS通过定义复杂的搜索条件，来定位和提取那些内容中包含了多种复杂格式和大量信息的文档，档案柜换代最终可以达到优化管理的目的。
